Archiwizacja dokumentów – ANTARES

Dlaczego organizacje powierzają dokumentację ANTARES?

Zaufanie w tej branży buduje przewidywalny proces, a nie hasła. Obsługujemy jednostki państwowe oraz podmioty prywatne – małe, średnie i duże. Dzięki temu rozumiemy różnice między dokumentacją urzędu, szkoły, spółki czy działu kadr.

Klient otrzymuje nie tylko porządek w teczkach. Zyskuje również zasady udostępniania akt, jasne okresy przechowywania i wskazanie, co powinno trafić do archiwum, a co do brakowania.

Najczęściej rozwiązujemy cztery problemy:

• nadmiar akt zajmujących powierzchnię biurową
• brak spójnych spisów i oznaczeń teczek
• trudność w ustaleniu kategorii archiwalnych A i B
• konieczność przygotowania dokumentacji dla organów nadzorujących

Doradzamy także przy organizacji archiwum zakładowego i składnicy akt, czyli wewnętrznego miejsca przechowywania dokumentacji, oraz przy doborze wyposażenia i materiałów do przechowywania. To skraca czas poszukiwania dokumentów i porządkuje obieg wewnętrzny.

Na czym polega archiwizacja dokumentów?

Archiwizacja dokumentów firmowych polega na uporządkowaniu zasobu według rodzaju spraw, kwalifikacji archiwalnej i obowiązujących terminów przechowywania. Realizując zlecenia dla klientów z Warszawy i całej Polski, dbamy o to, by każda teczka otrzymała swoje miejsce w strukturze, a każda seria akt miała opis, który pozwala szybko ją odnaleźć.

Archiwizacja dokumentów papierowych wymaga segregacji, opisania jednostek archiwalnych, czyli teczek lub pakietów akt ujmowanych osobno w ewidencji, przygotowania spisów oraz zabezpieczenia materiałami przeznaczonymi do długiego przechowywania. Taki porządek sprawdza się przy archiwizacji dokumentów księgowych, kadrowych, medycznych i administracyjnych.

Porządkowanie akt krok po kroku

Proces zaczynamy od rozpoznania zasobu i ustalenia, które dokumenty są jeszcze potrzebne na co dzień, a które powinny trafić do dalszego przechowywania lub do brakowania. Następnie grupujemy akta według jednolitego układu, usuwamy elementy utrudniające dalszą obsługę i przygotowujemy opisy, które sprawdzają się także wtedy, gdy klient później korzysta z obiegu elektronicznego.

Przekazanie dokumentów do archiwum zewnętrznego obejmuje zwykle kilka etapów:

1. ocenę stanu dokumentacji podczas wizji lokalnej
2. ustalenie ilości akt i zakresu prac
3. porządkowanie, kwalifikowanie i sporządzanie spisów
4. zabezpieczenie zasobu oraz przekazanie go do przechowywania

Uporządkowanie akt na tym etapie ogranicza błędy przy późniejszym udostępnianiu. Porządek techniczny w dokumentacji papierowej ułatwia też późniejsze skanowanie, jeżeli organizacja korzysta z obiegu elektronicznego.

Kiedy archiwum zewnętrzne ma sens?

Powierzenie przechowywania dokumentów, czyli przekazanie starszych akt do naszego warszawskiego archiwum zewnętrznego, ma sens wtedy, gdy akta zajmują pomieszczenia biurowe, a zespół traci czas na szukanie pojedynczych teczek. Rozwiązanie sprawdza się także wtedy, gdy organizacja nie chce rozbudowywać własnego archiwum zakładowego.

Archiwum zewnętrzne usprawnia logistykę dokumentów i uwalnia miejsce potrzebne do bieżącej pracy. Przechowywanie poza biurem nie oznacza utraty kontroli, ponieważ klient nadal korzysta ze spisów, kategorii i ustalonych zasad dostępu do akt.

Archiwum zewnętrzne czy archiwum zakładowe i składnica akt?

Różnica dotyczy przede wszystkim miejsca przechowywania i zakresu obsługi. Zestawienie pomaga szybko ocenić, które rozwiązanie lepiej pasuje do skali organizacji.

Najważniejsze różnice obejmują:

• lokalizację akt: w archiwum zewnętrznym zasób jest przechowywany poza biurem, a w archiwum zakładowym pozostaje w siedzibie organizacji
• potrzeby lokalowe, bo przy rozwiązaniu zewnętrznym klient nie rozbudowuje własnych regałów ani pomieszczeń
• zakres odpowiedzialności, bo przy archiwum zakładowym większa część codziennej organizacji pozostaje po stronie jednostki

W praktyce wiele organizacji wybiera model mieszany. Dokumentacja bieżąca zostaje na miejscu, a starsze roczniki trafiają do przechowywania poza biurem.

Jak przebiega bezpieczne niszczenie i brakowanie dokumentów?

Bezpieczne niszczenie i brakowanie dokumentów, czyli wycofanie akt niearchiwalnych po upływie wymaganego czasu, zaczyna się od ustalenia, czy dana dokumentacja jest niearchiwalna i czy minął obowiązujący okres jej przechowywania. Dopiero potem przygotowujemy formalności i kierujemy sprawę do właściwego Archiwum Państwowego, jeżeli przepisy tego wymagają.

Proces obejmuje kolejne czynności:

1. wybrakowanie dokumentacji niearchiwalnej
2. sporządzenie spisu dokumentacji przeznaczonej na makulaturę i protokołu brakowania
3. uzyskanie zgody na zniszczenie
4. mechaniczne zniszczenie oraz przekazanie jako anonimowej makulatury
5. wystawienie certyfikatu zniszczenia dokumentów

Taki przebieg zamyka formalną procedurę i potwierdza, że akta nie zostały usunięte przypadkowo. Certyfikat ma znaczenie porządkowe, dowodowe i organizacyjne.

Jak pilnujemy norm, kategorii A i B oraz okresów przechowywania?

Normatywy kancelaryjno-archiwalne, czyli wewnętrzne zasady obiegu, klasyfikacji i przechowywania akt, decydują o tym, jak długo dokument powinien pozostać w zasobie i kto może nim dysponować. Przy pierwszym kontakcie weryfikujemy, czy te zasady odpowiadają aktualnej strukturze organizacji.

Kategoria A oznacza materiały archiwalne przeznaczone do trwałego zachowania, a kategoria B – dokumentację niearchiwalną przechowywaną przez oznaczony czas. Okresy przechowywania dokumentów firmowych różnią się w zależności od rodzaju akt, dlatego inaczej prowadzi się archiwizację dokumentów kadrowych, a inaczej księgowych czy medycznych.

Wsparcie obejmuje także przygotowanie aktów normatywnych dla archiwów zakładowych i składnic akt oraz pomoc w kontaktach z organami nadzorującymi.

Bezpłatna wizja lokalna i plan działania

Bezpłatna wizja lokalna daje konkretny obraz sytuacji jeszcze przed rozpoczęciem prac. Sprawdzamy stan dokumentacji, liczbę jednostek, sposób ich przechowywania i zakres działań potrzebnych do uporządkowania archiwum.

Po takiej analizie łatwiej zaplanować przeniesienie części zasobu, odzyskać powierzchnię biurową i ustalić realny harmonogram prac. Doradzamy też, jak zagospodarować przestrzeń po uporządkowaniu archiwum. Jeżeli dokumenty w Państwa organizacji wymagają porządku, ANTARES z Warszawy przygotuje rozwiązanie odpowiednie do skali zasobu i obowiązujących przepisów.